Retningslinjer for utstillere på Heilt Vilt

Retningslinjene er til for at utstillere og arrangør skal ha størst mulig utbytte og glede av arrangementet.

1.    Påmeldingen blir registrert når registreringsskjema foreligger i utfylt og undertegnet stand. Påmeldingen er bindende og vil bli bekreftet sammen med faktura for innbetaling av standavgift. Ved avbestilling av stand etter 15. juli 2011, vil innbetalt standsleie ikke bli refundert. For øvrig gjelder de betalingsvilkår som fremgår av fakturaen.

2.    Hvis flere firmaer skal dele stand, skal hvert firma sende eget registreringsskjema. Kun ett av firmaene påfører standsstørrelse, og blir av arrangøren regnet som hovedutstiller. Hovedutstiller er arrangørens kontakt og vil bli fakturert for fellesstanden. Hovedutstiller er økonomisk ansvarlig overfor arrangøren. Standen får et standnummer.

3.    Utstillere som deltar på Heilt Vilt i år gis prioritet ved tildeling av stand ved neste års festival. Arrangøren har den endelige avgjørelse når det gjelder fordeling av plass på området.

4.    Hvis standsleie ikke er betalt innen forfall, har arrangøren rett til å tilby anvist stand til annen utstiller.

5.    Framleie av utstillingsareal er ikke tillatt. Kun påmeldte firma som har betalt påmeldingsavgift og standsleie kan delta.

6.    Seint påmeldte utstillere må vise dokumentasjon for innbetalt standsleie eller ha avtalt å betale ved ankomst før montering kan finne sted.

7.    Arrangøren ønsker at Heilt Vilt skal vise produkter av god kvalitet og innenfor arrangementets profil. Varegrupper som ikke holder mål, eller som faller utenfor arrangementets ramme, kan nektes frembudt for salg.

8.    Bare varer og tjenester som er registrert på registreringsskjema kan vises på stand. Endring av vareutvalget kan skje med arrangørens samtykke.

9.    Arrangøren kan nekte oppsetting av plakater/skilt som settes opp mer enn tre meter over bakken. Flaggstenger skal ikke benyttes. Plakater og skilt kan ikke settes opp utenfor tildelt standsareal. Vareprøver og reklamemateriell kan kun deles ut fra egen stand. Utstillere kan ikke foreta utdeling av reklamemateriell o.l. utenfor inngangene til utstillingsområdene, eller på parkeringsplasser som arrangøren administrerer.

10. Utstilleren må selv sørge for transport, demontering, pakking og bortkjøring av egne varer og dekorasjonsmateriell.

11. Når utstillingen er demontert, skal området leveres tilbake fri for dekorasjoner, spiker, fundamenter, avfall o.l. I tilfelle dette ikke blir gjort, forbeholder arrangøren seg rett til å foreta nødvendige oppryddingsarbeider for utstillers regning. (ryddegebyr kr 350,- + mva. pr. påbegynt time vil bli fakturert).

12. Utstillere som demonstrerer støyende utstyr (f.eks. motorsag e.l.) skal ta hensyn til andre utstillere. Arrangøren kan be om at slik demonstrasjon stoppes dersom det sjenerer utstillere i nærheten.

13. Utstillere med adgang til strøm (forhåndsbestilles), må kun benytte godkjent lednings- og kontaktmateriell. Egen elektriker er knyttet til arrangementet og arrangøren kan kontrollere alle elektriske apparater/ledninger og forlange materiell med feil fjernet.

14. Arrangøren påtar seg intet ansvar for utstilte varer, utstyr tjenester eller tredje persons eiendeler. Utstillere må selv dekke alle nødvendige forsikringer.

15. Følgende opplysninger kan etter anmodning fra skattemyndighetene kreves utlevert: navn og adresse på utstiller, organisasjonsnr., navn/adresse/tlf.nr. for ansvarlig kontaktperson hos utstiller og bransje/vareutvalg.

16. Ingen form for loddsalg er tillatt på festivalområdet eller fra egen bod, uten at dette er klarert av arrangør og nødvendige tillatelser er innhentet. Loddselgere som ikke har godkjennelse kan bli bortvist fra området.

17. Alt salg av matvarer og utdeling av smaksprøver som tilberedes på stedet skal forhåndsklareres med arrangøren og "Melding om næringsmiddelvirksomhet" skal sendes til Mattilsynet. Utstillerne må skrive på meldingsskjema at det gjelder midlertidig frambud og tidsrammen for frambudet. Det er også viktig med god beskrivelse av frambudet.  Nærmere opplysninger kan innhentes på www.mattilsynet.no/skjema/mat. Utstiller er selv ansvarlig for å sende melding om frambudet til det lokale mattilsynet.

18. Fremvisning av levende dyr må være klarert med veterinærmyndighetene.

19. Ved handel med skytevåpen, våpendeler eller ammunisjon, må utstiller innhente bevilling fra Lensmannen i Drangedal. Søknad kan sendes Lensmannen i Drangedal, 3750 Drangedal. Bevilling skal fremvisning på forespørsel. Legg ved kopi av bevilling fra ditt hjemsted.